Organizacja dokumentów w domu i biurze

Data: 2022-09-15 Kategoria: Biuro Komentarze: 0

Nic tak nie ułatwia pracy, jak dobrze zagospodarowana przestrzeń. Porządek w papierach jest kluczem do sukcesu. Łatwe znalezienie niezbędnych dokumentów pozwala oszczędzić masę cennego czasu. W dobrej organizacji pomogą pewne artykuły. Bez nich przestrzeń w biurze zostanie pochłonięta przez całkowity nieład.

Organizacja dokumentów w biurze

Natłok dokumentów w biurze jest nieunikniony. Faktury, umowy, listy. Są to rzeczy, które przewijają się w życiu niemal codziennie. Nawet w prywatnych domach jest tego dość sporo. W biurze jednak dokumenty te muszą być posegregowane i łatwo dostępne. W przeciwnym razie sprawdzenie jakieś informacji lub wydanie duplikatu będzie stanowiło nie lada wyzwanie. Żaden proces w firmie nie obędzie się bez odpowiedniego dokumentu. Niektóre z nich mogą zostać szybko zutylizowane. Inne muszą być przechowywane nawet przez kilka lat.

Dawniej dokumenty firmowe przechowywano wyłącznie w wersji papierowej. W każdym biurze było zatem bardzo dużo kartek, które musiały być zachowane. W tym celu używano różnego rodzaju pudeł. Niestety, sposób ten nie był doskonały. Karton, z którego najczęściej wykonane były pojemniki, szybko ulegał zniszczeniu. Dochodziło do rozdarć, a nawet zamoknięć dokumentów. W świecie cyfryzacji dużo ważnych papierów przechowuje się w wersji elektronicznej. Nie zmienia, to jednak faktu, że wiele z nich musi mieć swój papierowy odpowiednik. Jak więc ułatwić sobie organizacje dokumentów w biurze?

Segregatory- podstawowy element organizacji dokumentów

Organizację często używanych dokumentów z pewnością ułatwią segregatory. Dostęp do rzeczy w nich przechowywanych jest banalnie prosty. Wystarczy otworzyć segregator, i podobnie jak w książkach, przekładać strony. Klasyfikacje papierów ułatwią przekładki do segregatora. Za ich pomocą można posegregować dokumenty według liter alfabetu lub dziedziny której dotyczą. Aby jednak dokumenty umieszczone w segregatorach nie ulegały zniszczeniu, warto zainwestować także w koszulki foliowe. Dziurkowanie kartek bywa problematyczne. Koszulki rozwiążą ten problem.

Dokumenty przygotowane do wydania najlepiej przechowywać w teczkach. W ten sposób nawet pojedyncza kartka nie ulegnie zaginięciu. Takie przekazywanie dokumentów podnosi także prestiż firmy. Kontrahent, który otrzyma teczkę, zamiast zwitku pogniecionych papierów, z pewnością lepiej nas zapamięta i poczuje się doceniony.

W biurze nie może zabraknąć również skoroszytów. Przechowywać w nich można materiały, które powinniśmy mieć zawsze w zasięgu ręki. Nie zajmują one tyle miejsca, co segregatory. Ich budowa ułatwia szybką wymianę dokumentów i łatwą ich organizację.

Kuwety na dokumenty

Kuwety na dokumenty i papier ksero, nie mają sobie równych. Nie ma łatwiejszego sposobu na przechowywanie formularzy i druków. Takie dokumenty powinny być ogólnodostępne. Niekontrolowane lubią się jednak rozsypywać. Powoduje to ogromny bałagan. Umieszczone w kuwetach nie zmienią swojego położenia. Kuwety na dokumenty mają również wiele innych zalet. Można je bardzo prosto łączyć, tworząc mini regał na papiery. Gdy nie są używane, błyskawicznie szybko można je złożyć. Nie zajmują zatem prawie w ogóle przestrzeni, a znacznie ułatwiają pracę. W dodatku dostępne są w wielu rozmiarach. Dzięki temu na kuwecie umieścić można małe kartki, jak i pełnowymiarowe dokumenty.

Inne akcesoria wspierające organizację dokumentów

W dzisiejszym świecie akcesoriów ułatwiających organizację dokumentów w biurze jest cała masa. Należą do nich;

stojaki do kopert- pozwalają na łatwą segregację pism i listów
przyborniki szufladowe- umożliwiają przechowywanie dokumentów z prostym podziałem na adresatów
przyborniki na karteczki
koperty- najlepiej jeśli występują w wielu rozmiarach
stojaki na reklamy- nic tak nie psuje wizerunku firmy, jak poprzyklejane reklamy na ścianach. Aby estetycznie wyeksponować logo, czy nasze usługi, warto zainwestować w specjalne stojaki. Nie zabierają one dużo miejsca, są łatwe w czyszczeniu, a dodatkowo można prosto zmienić ich zawartość

Wśród przedmiotów ułatwiających pracę w biurze znajdziemy także Clipboardy. Kartki umieszczone na sztywnej podkładce nie przesuwają się i nie gniotą. Długopis wpięty w Clipboard zawsze jest pod ręką! Na biurku nie może również zabraknąć przyborników. Można w nich przechowywać pisaki, nakreślacze, taśmy, zszywki, a nawet pinezki. W dobrze wyposażonym biurze nie może również zabraknąć tablic. To na nich umieszczane są listy zadań, najważniejsze punkty spotkania, czy po prostu ważne informacje.

Share This Post :